Una visita puede ser, entre otros motivos:
— Oficial. Si se organiza para que alguna personalidad del ámbito oficial conozca nuestras instalaciones. Normalmente se suelen organizar para celebrar la apertura de una nueva sede, una ampliación, colocar una "primera piedra", etc...
— De Cortesía. Se suelen organizar para agradecer una invitación anterior que nos hubiera hecho otra empresa, por ejemplo.
— Puertas abiertas. Cada vez más empresas optan por esta fórmula para que los clientes conozcan la empresa, o las plantas de producción, es una forma de fidelización y de conseguir la confianza de nuestros clientes.
Dentro de esta clase de vistas también están las que se organizan para colegios, estudiantes de diferentes niveles, grupos de consumidores... Siempre con una cita previa, para lo cual se debe llevar una agenda y tener siempre presente que el acto ya sea para el Rey de España, como para un grupo de 50 alumnos de un colegio, es igual de importante para la imagen de nuestra empresa. Una vez que tenemos claro cual es el objetivo que provoca la visita, y qué es lo que queremos conseguir con ella, deberemos empezar a trabajar, marcándonos los siguientes pasos a seguir:
a) Fijar la fecha de organización de la visita
Esto se hará dependiendo de las agendas de los implicados. Normalmente si es una vista oficial o profesional se procura ser muy flexibles con el día, hora y forma de encuentro. Por el contrario una visita de estudiantes, tanto por el número, como por la cantidad de gente que suele acudir al cabo del año, lo normal es que se haga en fechas "cerradas" y durante una época del año también determinada.
b) Elección del lugar donde se va a desarrollar la visita
En caso de que sea una visita de carácter negociador o similares, deberemos elegir junto con la dirección de la compañía el lugar más adecuado, es decir, reunión en las oficinas de la empresa o bien, una planta de procesamiento, etc...
c) Medio de transporte del visitante
Si por ejemplo viene el presidente de una compañía que nos suministra materia prima, o un cliente importante, normalmente y por cortesía, se le va a buscar al aeropuerto, estación de ferrocarril, etc... O por el contrario, si se va a desplazar en un medio de transporte propio, ofrecerle el itinerario para que llegue sin ningún problema al lugar de la visita.
d) Seguridad
Todo lo referente no sólo al control de accesos y vigilancia, sino también salidas de emergencia, prever la necesidad de una ambulancia, bomberos, etc..
e) Alojamiento de los invitados
En caso de que vinieran de fuera de la ciudad, se les reservará habitación en hoteles, siempre de acuerdo a su estatus dentro de la empresa.
f) Grupos
Tanto en lo referente al séquito del VIP que nos visita como a grupos de estudiantes, amas de casa etc... Recordemos que todos son importantes, y que la visita debe reflejar la imagen de la empresa ya que los visitantes se quedarán con una imagen buena o mala dependiendo de sus experiencias en la visita.
g) Confección de lista de personalidades
Esto es muy útil de cara a tener un listado de personas importantes que pudieran a acudir a una determinada visita y que publicitariamente nos convenga, de cara a la noticia en los medios de comunicación.
h) Decoración del lugar de celebración de la visita
Desde banderas con el logotipo de la empresa, hasta paneles publicitarios, pasando por ornamentos florales, carpas etc...
i) Confirmación de asistencia por parte de los visitantes
Esto se hará directamente a los invitados más importantes y al VIP a través su secretaría personal, en caso ser una visita oficial. En caso de ser una visita de grupo, se confirmará días antes a través de la persona responsable del mismo. En caso de ser un colegio, se hará a través de la secretaría del centro que venga a visitarnos.
j) Libro de visitas o de honor
No debemos olvidar este detalle, ya que en caso de que venga a visitarnos una personalidad muy relevante quedará constancia de la misma en nuestras instalaciones, y eso también es historia de la empresa
. k) Obsequios
Por ejemplo un detalle que conmemore el día de la visita. Evidentemente no vamos a ofrecer el mismo presente a Su Majestad El Rey de España, que a un grupo de escolares, básicamente por que no es viable económicamente.
l) Distribución del personal
Va a estar destinado al funcionamiento de la visita. Auxiliares, azafatas, personal de seguridad, conductores, etc... Antes del comienzo de la visita deberemos verificar que todos están en sus puestos y preparados para cumplir con los cometidos que les hemos encomendado.
m) Medios de información
Deberemos contactar con los medios de comunicación que nos interesen para esa visita determinada, y cuando se vaya a desarrollar el acto, colocarlos en un lugar donde puedan ser testigos de lo que está sucediendo. Nos interesa que los periodistas estén cómodos y pueden desarrollar su trabajo cómodamente, esto afectará muy positivamente a sus crónicas.
n) Confección del programa de actividades
En el programa vendrá descrito el acto, su cronograma, lugares por los que van a pasar nuestros invitados, etc.. ñ) Material de oficina En caso de vaya a realizarse alguna reunión, preparar carpetas, folios, bolígrafos, etc...)
o) Acreditaciones
En caso de visitas en las que hay un gran número de personas, es recomendable tenerlos controlados mediante tarjetas nominativas donde venga reflejado la palabra visitante y el nombre de cada invitado impresa en ellas. Esto nos facilitará el control de los asistentes y de los que no han podido asistir al evento, además de dar imagen de seriedad y responsabilidad.
p) Prendas o vestimentas especiales
En caso visitar factorías, laboratorios, etc... siempre se debe cumplir con las normas de seguridad, para lo cual deberemos tener preparados guantes, gafas protectoras, batas, etc...
Durante una visita protocolaria existen tres momentos básicos de ejecución de la misma, estos son:
a) Llegada de Invitados
En caso de que la visita sea protagonizada por un Invitado de honor, el Responsable de protocolo le saldrá a recibir, y será el encargado de realizar los saludos, es decir, presentará al anfitrión de la visita y al personal directivo. A la vez, el personal auxiliar habrá ido recibiendo al resto de los invitados al acto y les habrá ido colocando en el lugar destinado al acto. En visitas menos formales, como son las que hacen grupos de estudiantes, el responsable de protocolo, ayudado por algún auxiliar, recibirá al grupo, lo acreditará y procederá a realizar la visita.
b) Desarrollo de la visita, que se realizará normalmente de la siguiente manera:
— Breve reunión de cortesía entre los invitados y los representantes de la empresa. En caso de que sea una personalidad la que nos visite, firma en el libro de honor, si procede.
— Recorrido por las instalaciones que se consideren oportunas en la visita, donde se irán explicando las actividades que allí se realizan.
— Entrega de obsequios y pequeño almuerzo si se considera oportuno.
c) Fin de la Visita
Los anfitriones despedirán al VIP y éste será acompañado hasta su vehículo por el responsable de protocolo. En caso de ser un grupo de estudiantes, el responsable de protocolo de la empresa despedirá al grupo que haya visitado las instalaciones en la puerta de la misma.
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