Como la mayoría de inventos que brinda la tecnología, las tecnologías de la información y la comunicación no tienen un único uso, sino que sus aplicaciones repercuten en muy diversas áreas de las empresas. Las compañías que aplican estrategias de gestión de sistemas de información a través de Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) se benefician de mejoras a todos los niveles. Se van a comentar en los epígrafes siguientes los usos y contextos de aplicación más utilizados. 1) La mejora en los flujos de información La idea en la que se basa una intranet es sumamente simple, pero puede reportar grandes ventajas a una empresa u organización que se decida a implementarla. Estas mejoras se dejan notar especialmente en dos áreas, que son la de la mejora de la comunicación entre empleados o departamentos, y la de la mejor estructuración de la información interna. Por un lado, el hecho de contar con un protocolo como TCP/IP permite usar el correo electrónico. Avisos, circulares, notas o informes pueden ser enviados por email, con un considerable ahorro en tiempo y dinero. Por otra parte, gracias a su velocidad, las personas de la organización pueden mantenerse en contacto casi continuo, y así mejorar su rendimiento. En este mismo contexto ya son varias las empresas que están empleando el servicio de IRC para mantener reuniones virtuales a través de internet. Incluso ya existen paquetes de software específicos para realizar videoconferencia utilizando las intranets. En segundo lugar, la intranet permite estructurar la información. Si un responsable dispone de diez personas trabajando con él, cada vez que aquél tenga que transmitir información a sus colaboradores deberá comunicarlo a todos a la vez. En este caso, cada responsable ha de enviar la información en cuestión diez veces.
La relación que se establece entre responsables y colaboradores está desequilibrada, ya que supone un cuello de botella para la transferencia de datos entre personas de la empresa. Es decir, si el tiempo que tarda un responsable en enviar la información a un empleado es X, habrá un empleado de los diez que recibirá su información al cabo de diez veces X tiempo, ya que el responsable va enviando los datos de uno en uno. En esta parte del capítulo vamos a aplicar un esquema clásico de circulación a los datos en intranets: el responsable de sección o departamento recibe la información que debe hacer llegar a sus empleados, pero no se la envía. En lugar de hacer esto, la sitúa en algún lugar accesible por todos los empleados a su cargo (habitualmente una homepage de www). De esta manera, como cada empleado va a buscar la información, y nadie tiene que enviar los datos a todo el grupo de empleados, el flujo de datos es mucho más equilibrado. Lo que el empleado hace entonces es visitar la homepage y tomar la información que necesita. Todo esto contribuye a solucionar un problema que padecen casi todos los miembros de una organización: el desorden. Cuando un colaborador recibe un informe escrito, existe una probabilidad (pequeña o grande) de que lo pierda, y si esto sucede, cuando lo necesite habrá que enviarle otra copia. En cambio, si se aloja el mensaje anterior o la información en general en un servidor de web, nada se puede perder, y todo estará bien organizado. Son muchas las empresas que ya disponen de homepages de sus diversos departamentos, cada una con los datos correspondientes a su área de trabajo. Por ejemplo, se pueden poner todos los documentos que antes se enviaban a los empleados. Además de un considerable ahorro en papel (que puede ser más importante de lo que parece), esto supone mejorar la eficiencia. En la empresa tradicional, cuando un empleado pierde algún informe, puede tardar varias horas o incluso días en tener uno nuevo disponible. Gracias a las intranets se puede garantizar que lo tendrá en su pantalla en menos de cinco minutos. 2) La eficacia en la comunicación La empresa clásica, como ya hemos subrayado, supone cierto caos informativo: los informes se pierden, las tareas se repiten, etcétera. Por ello, no es extraño que a veces existan situaciones de falta de sincronización. Alguien solicita que se haga un determinado trabajo, y por falta de coordinación, este trabajo es realizado por dos empleados. Es evidente que puede existir el riesgo de desperdiciar potencial productivo, ya que uno de los dos empleados citados en el párrafo anterior no debería haber realizado ese trabajo. Esta situación es relativamente frecuente, y no es más que la punta del iceberg de la descoordinación inter e intradepartamental, que acecha tras cualquier esquina de la empresa clásica. Las intranets, en este contexto, son una solución que, si bien no resuelve en sí misma el problema, ayuda a su resolución. Para empezar, estos problemas de descoordinación se deben prácticamente siempre a una falta de comunicación. Si los dos empleados hubiesen hablado el uno con el otro, se hubiesen dado cuenta de que estaban trabajando en balde. En una empresa con un número considerable de empleados es normal que sea difícil decirle a todos: el trabajo X ya lo hago yo, para evitar que otro empleado malgaste su tiempo.
Para solucionar muchos de estos problemas derivados directamente de los flujos de información, se puede colocar la información en una página web interna, donde se describa cada tarea, quién se encarga de ella y su estado, así como posibles comentarios. Esta página sería el llamado planificador de tareas. Cada empleado puede acceder a él, y consultar quién se encarga de cada cosa, y qué tareas quedan pendientes de realización. Cuando un empleado inicia una tarea, lo hará accediendo al planificador de tareas mediante un formulario de HTML (form). Este formulario puede estar conectado a un programa que borre las tareas ya iniciadas de la lista de pendientes, y así evitar que dos empleados hagan lo mismo. El programa puede ser un cuestionario CGI, o algo más sofisticado y eficaz como Java o JavaScript. En cualquier caso, con este pequeño sistema, que cualquier programador puede preparar en unos instantes, estamos aumentando sustancialmente la eficiencia de la organización. En conclusión, las intranets ayudan en la comunicación interna y provocan un impacto positivo en la cultura organizativa. También contribuyen a formar a los equipos de trabajo e individuos a la vez que los une independientemente de las fronteras. Si se construyen sobre la base de tecnología de información existente de la organización, resultan muy baratos para implementar y ayudan a reducir costos de los procesos corporativos a la vez que promueven la eficiencia, la eficacia, la efectividad y la competitividad. Finalmente, las TIC suponen una excelente herramienta para promover la visión, la misión y los valores corporativos.
Cuando queramos iniciar una comunidad virtual para gestionar el conocimiento, podemos establecer un código de conducta de referencia, que persigue mejorar los cauces de comunicación:
— Se debe mantener un trato respetuoso hacia el resto de miembros.
— Cuando realices una aportación o respondas a la de otro miembro intenta evitar sobrecargar las bases de datos.
— No te extiendas innecesariamente en tus comentarios, el resto de participantes te lo agradecerá.
— Enriquece la lista con tus opiniones y aquellos recursos que conozcas, no la uses únicamente como canal de solicitud de información.
— No utilices la lista para promocionar productos o servicios. Estas listas se han creado con la finalidad de intercambiar información de interés profesional.
— Especifica siempre la fuente cuando cites información externa.
— Publica los contenidos utilizando términos de catalogación apropiados, relacionados con la temática de tu aportación.
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