a) Regla 1: Información
Antes de acudir a una comunidad o país distinto al nuestro es conveniente informarse sobre las costumbres y tradiciones de esa localidad o país, de su historia, economía, de su lengua y de sus gentes. Esto dará las bases de lo que se puede y no se puede decir, de los temas de conversación, de los gestos y ademanes que se pueden y no se pueden hacer, de la forma de saludar, de la forma de no ofender a sus ritos y tradiciones, de la forma de agasajar, y en general de la forma de comportarse sin causar ningún conflicto que pueda dar lugar a la rotura de las negociaciones o al enfriamiento de las relaciones con esa comunidad o país.
b) Regla 2: Presencia
La primera impresión es fundamental como punto de partida. Tener una presencia agradable es un punto favorable para nosotros. Aunque se debe conocer que puede ser para ellos "tener buena presencia". Debemos tener en cuenta, que la presencia no es solamente vestir bien sino saber comportarse en cuanto ademanes y buenas maneras. Debemos saber saludar, conversar, sonreír ... todo ello con gran naturalidad, y sin forzar nuestros modales. No hay nada peor, que caer en la más absoluta de las pedanterías forzando nuestros modales hasta el límite de lo ridículo. Hay que ser sencillo, educado y natural.
c) Regla 3: Categorías
Se deben conocer bien las distintas categorías tanto sociales, como políticas y económicas de nuestro lugar de destino. Aunque en determinados países no sean de gran importancia, en la mayoría el respeto de la personas según su estatus es una parte esencial de su identidad. Hay que ser capaces de establecer una correcta comunicación con nuestros interlocutores (tanto verbal como escrita) y para ello se necesita conocer la realidad de sus categorías. Nunca hay que ser exagerados y en caso de duda lo mejor es informarse, o utilizar un tratamiento inferior a uno superior (es mejor quedarse corto que pasarse).
d) Regla 4: Limitaciones
Debemos conocer bien nuestras limitaciones y las de nuestros interlocutores. Hay que saber aprovechar nuestros puntos fuertes y tratar de minimizar nuestros puntos débiles. Trataremos de "utilizar" en nuestro provecho los puntos más débiles de nuestro interlocutor. Lo mejor es conocerse perfectamente a uno mismo, y conocer, en la medida de lo posible, la personalidad y el entorno de nuestro interlocutor. Ahora, hay que tratar de convencer y nunca de imponer. Hay que tratar de persuadir a nuestro interlocutor haciéndole ver que nuestras razones son mejores que las suyas.
e) Regla 5: Dominio
Hay que saber dominar todas las situaciones posibles. Debemos dominar las técnicas de negociación, pero también tenemos que tener un poco de psicólogos y tratar en todo momento de comprender la postura de nuestros interlocutores. Las relaciones comerciales al igual que las personales, se basan en la confianza y en la amistad. Si no controla o domina la situación puede dar una sensación de inseguridad que puede dar lugar a desconfianza por parte de nuestros interlocutores. Una negociación, generalmente, basada en la desconfianza, tiene poco futuro de llegar a buen término.
f) Regla 6: Seguridad
Una idea puede costar muchos cientos de millones de Euros. La seguridad es un detalle muy pocas veces tenido en cuenta por ciertos directivos y ejecutivos de empresas (generalmente, pequeñas y medianas). Hay muchas partes de un negocio que son susceptibles de ser robadas o copiadas. No siempre se roban planos, maquetas, etc. Se "roban" muchas ideas expresadas en una simple reunión de negocios. Así todo, hay que tener cuidado con las carpetas y maletines repletos de documentos, propuestas, etc. Los mismo con informes y otra documentación sensible que puede hacer referencias a persona o empresas de la competencia.
g) Regla 7: Respeto
Dejar en buen lugar a su compañía (a la que representa), a su país o comunidad y lo más importante, se dejará en buen lugar a uno mismo como una persona educada, elegante y que sabe estar y comportarse. Ante cualquier tipo de situación hay que "mantener el tipo" y la compostura. Es en los momentos más duros donde se ve la clase de una persona. Hágalo por Usted y por lo que representa en ese momento. Usted es un "embajador de la empresa" en ese momento.
Escrito en EL MASTER DEL GUAPO HACKER, de Xavier Valderas
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