BUSINESS INTELLIGENCE (BI)

Algo peor que no tener información disponible es tener mucha información y no saber qué hacer con ella. La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI) es la solución a ese problema, pues por medio de dicha información puede generar escenarios, pronósticos y reportes que apoyen a la toma de decisiones, lo que se traduce en una ventaja competitiva. La clave para BI es la información y uno de sus mayores beneficios es la posibilidad de utilizarla en la toma de decisiones. En la actualidad hay una gran variedad de software de BI con aplicaciones similares que pueden ser utilizados en las diferentes áreas de la empresa, tales como, ventas, marketing, finanzas, etc. Son muchas las empresas que se han beneficiado por la implementación de una sistema de BI, además se pronostica que con el tiempo se convertirá en una necesidad de toda empresa.

Vivimos en una época en que la información es la clave para obtener una ventaja competitiva en el mundo de los negocios. Para mantenerse competitiva una empresa, los gerentes y tomadores de decisiones requieren de un acceso rápido y fácil a información útil y valiosa de la empresa. Una forma de solucionar este problema es por medio del uso de Business Intelligence o Inteligencia de Negocios. En ocasiones hemos escuchado hablar de la inteligencia de negocios y no sabemos lo que significa. Mucho se dice acerca de ella, pero pocos saben en realidad lo que esta puede hacer por su negocio.

La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI) se puede definir como el proceso de analizar los bienes o datos acumulados en la empresa y extraer una cierta inteligencia o conocimiento de ellos. Dentro de la categoría de bienes se incluyen las bases de datos de clientes, información de la cadena de suministro, ventas personales y cualquier actividad de marketing o fuente de información relevante para la empresa. BI apoya a los tomadores de decisiones con la información correcta, en el momento y lugar correcto, lo que les permite tomar mejores decisiones de negocios. La información adecuada en el lugar y momento adecuado incrementa efectividad de cualquier empresa."La tecnología de BI no es nueva, ha estado presente de varias formas por lo menos en los últimos 20 años, comenzando por generadores de reportes y sistemas de información ejecutiva en los 80's…"Tal vez le ayude a comprender mejor el concepto por medio de un ejemplo.

Una franquicia de hoteles a nivel nacional que utiliza aplicaciones de BI para llevar un registro estadístico del porcentaje promedio de ocupación del hotel, así como los días promedio de estancia de cada huésped, considerando las diferencias entre temporadas. Con esta información ellos pueden:

— Calcular la rentabilidad de cada hotel en cada temporada del año

— Determinar quién es su segmento de mercado

— Calcular la participación de mercado de la franquicia y de cada hotel

— Identificar oportunidades y amenazas

Estas son sólo algunas de las formas en que una empresa u organización se puede beneficiar por la implementación de software de BI, hay una gran variedad de aplicaciones o software que brindan a la empresa la habilidad de analizar de una forma rápida por qué pasan las cosas y enfocarse a patrones y amenazas.

 Aplicaciones del BI

— Generar reportes globales o por secciones

— Crear una base de datos de clientes—

 Crear escenarios con respecto a una decisión

— Hacer pronósticos de ventas y devoluciones

— Compartir información entre departamentos

—Análisis multidimensionales

— Generar y procesar datos

— Cambiar la estructura de toma de decisiones

— Mejorar el servicio al cliente

BI ha tenido mucho éxito ya que le da una ventaja a las empresas sobre sus competidores al juntar a las personas y a la tecnología para resolver problemas.

La siguiente es una lista de las áreas más comunes en las que las soluciones de inteligencia de negocios son utilizadas:

— Ventas: Análisis de ventas; Detección de clientes importantes; Análisis de productos, líneas, mercados; Pronósticos y proyecciones.

— Marketing: Segmentación y análisis de clientes; Seguimiento a nuevos productos.

— Finanzas: Análisis de gastos; Rotación de cartera; Razones Financieras.

— Manufactura: Productividad en líneas; Análisis de calidad; Rotación de inventarios y partes críticas.

— Logística: Seguimiento de pedidos; Motivos por los cuales se pierden pedidos.

 ¿Quién necesita BI? 

Si usted puede contestar afirmativamente por lo menos a una de las siguientes preguntas, entonces usted es candidato a beneficiarse de las soluciones de BI.

— ¿Pasa más tiempo recolectando y preparando información que analizándola?

— ¿En ocasiones le frustra el no poder encontrar información que usted está seguro que existe dentro de la empresa?

— ¿Pasa mucho tiempo tratando de hacer que los reportes en Excel luzcan bien?

— ¿Quisiera tener una guía sobre las cosas que han sucedido cuando los administradores anteriores implementaban determinada estrategia?

— ¿No sabe qué hacer con tanta información que tiene disponible en la empresa?

— ¿Quiere saber qué productos fueron los más rentables durante un periodo determinado?

— ¿No sabe cuáles son los patrones de compra de sus clientes dependiendo de las zonas?

— ¿Ha perdido oportunidades de negocio por recibir información retrasada?

— ¿Trabaja horas extras el fin de mes para procesar documentos o reportes?

— ¿No sabe con certeza si su gente está alcanzando los objetivos planeados?

— ¿No sabe si mantiene una comunicación estrecha entre las diversas áreas de su empresa hacia una estrategia común?

— ¿No tiene idea de por qué sus clientes le devuelven mercancía?

 Software de business intelligence 

Estas son las soluciones de BI más reconocidas actualmente en el mercado:

— AGENT SOLUTION PLATTFORM: Este sistema integrado extrae, transforma, mueve, distribuye y presenta la información clave para la toma de decisiones en la empresa en un entorno homogéneo.

— MICROSTRATEGY: Provee soluciones a clientes de cualquier industria y/o área funcional con el fin de ayudarlos en la obtención de un mayor conocimiento sobre la información manejada en su empresa.

— BUSINESS OBJECTS: Suministra a los usuarios el poder acceder de forma sencilla a los datos, analizarla información almacenada y creación de informes.

— COGNOS: Es un software que ofrece la funcionalidad de análisis y toma de decisiones. Cuenta con una herramienta especial para modelación, pronóstico - forecasting-, y simulación - what-if - del negocio.

— ORACLE APPLICATION SERVER: Permite acceder, analizar y compartir la información y tomar decisiones precisas, basadas en datos en forma rápida.

Componentes de BI 

Todas las soluciones de BI tienen funciones parecidas, pero deben de reunir al menos los siguientes componentes:

— Multidimensionalidad: 

La información multidimensional se puede encontrar en hojas de cálculo, bases de datos, etc. Una herramienta de BI debe de ser capaz de reunir información dispersa en toda la empresa e incluso en diferentes fuentes para así proporcionar a los departamentos la accesibilidad, poder y flexibilidad que necesitan para analizar la información. Por ejemplo, un pronóstico de ventas de un nuevo producto en varias regiones no está completo si no se toma en cuenta también el comportamiento histórico de las ventas de cada región y la forma en que la introducción de nuevos productos se ha desarrollado en cada región en cuestión.

— Data Mining: 

Las empresas suelen generar grandes cantidades de información sobre sus procesos productivos, desempeño operacional, mercados y clientes. Pero el éxito de los negocios depende por lo general de la habilidad para ver nuevas tendencias o cambios en las tendencias. Las aplicaciones de data mining pueden identificar tendencias y comportamientos, no sólo para extraer información, sino también para descubrir las relaciones en bases de datos que pueden identificar comportamientos que no muy evidentes.

— Agentes: Los agentes son programas que "piensan". Ellos pueden realizar tareas a un nivel muy básico sin necesidad de intervención humana. Por ejemplo, un agente pueden realizar tareas un poco complejas, como elaborar documentos, establecer diagramas de flujo, etc.

— Data Warehouse: Es la respuesta de la tecnología de información a la descentralización en la toma de decisiones. Coloca información de todas las áreas funcionales de la organización en manos de quien toma las decisiones. También proporciona herramientas para búsqueda y análisis.

Veamos un EJEMPLO práctico de BI:

Twentieth Century Fox utiliza BI para predecir qué actores, argumentos y filmes serán populares. Evitando ciertos argumentos en cines específicos, la compañía tiene ahorros de aproximadamente $100 Millones de dólares alrededor del mundo cada año. Esa misma tecnología utilizan para seleccionar los "trailers" (cortos previos a la presentación de una película) alternativos para cada película en cada cine y así maximizarlas ventas. Una película puede tener varios "trailers" diferentes, cada cual puede percibirse de diferente forma por cada tipo de audiencias.

El ambiente del mundo de los negocios de hoy exige una aplicación cada vez más eficiente de la información disponible. BI como su nombre en inglés lo indica, genera un conocimiento al negocio, que se deriva de la correcta utilización de la información generada dentro y fuera de la empresa. BI es una herramienta que pone a disposición de los usuarios la información correcta en el lugar correcto. Son múltiples los beneficios que ofrece a las empresas, entre ellos se encuentra la generación de un aventaja competitiva. Son ya muchas las empresas que han implementado soluciones de BI y se han visto enormemente beneficiadas, la próxima puede ser la suya. La mejor forma de resumir todo lo anterior es por medio de la frase de Bill Gates, Director de Microsoft, "BI ayuda a rastrear lo que en realidad funciona y lo que no"

BUSINESS INTELLIGENCE:  COMPETIR CON INFORMACIÓN

Por Josep Lluís Cano

BUSINESS INTELLIGENCE

INTRODUCCIÓN AL BUSINESS INTELLIGENCE, por Marta Zorrilla

Escrito en EL MASTER DEL GUAPO HACKER, de Xavier Valderas