a) Humildad para reconocer que otros saben más que nosotros
La afirmación socrática del solo sé que no sé nada es cada vez más válido en asuntos del conocimiento. De hecho, estas cuestiones se relacionan con el concepto de incompetencia consciente, que es la base de todo aprendizaje. Una vez que se sabe cuánto nos queda por aprender, estamos en el camino del aprendizaje.
Los universitarios debemos perfeccionar nuestras técnicas y habilidades de comunicación en aras a que los conocimientos se transmitan de una forma atractiva y seria, sin despreciar la magnífica herramienta que nos proporciona la memoria, pero compatibilizándola con procedimientos que refuercen la aprehensión de conocimientos.
No todas las fuentes son las adecuadas en cada momento. De hecho, estamos asistiendo a una profusión de fuentes secundarias que pueden desvirtuar el verdadero conocimiento. Un adecuado equilibrio entre las fuentes primarias y secundarias llenará de rigor nuestro trabajo y proporcionará una mayor perspectiva de lo que está pasando en las distintas «áreas de conocimiento»: bioquímica, economía, medicina, educación...
La educación superior parte de unas premisas diferentes de las de niveles educativos inferiores. Se parte aquí del hecho de que el adulto es responsable de su propio aprendizaje. Por tanto, aquí el profesor actúa como facilitador de dicho aprendizaje. En resumen, Bill Gates trabaja sin cesar para aumentar el Capital Intelectual de Microsoft, que es su fuente de poder y de valor añadido. La nueva fuente de riqueza no es material; es la información, el conocimiento aplicado al trabajo para crear valor. Solo nos queda decir que, en nuestros días, la creación de riqueza es un hecho mental. Una comarca con deseo de aumentar su desarrollo lo que tiene que hacer es desarrollar su capital intelectual. De igual modo, la Universidad debe aumentar y desarrollar lo más valioso que tenemos: la inteligencia humana y los recursos intelectuales. Llegará el día en que, desde todas las instancias: empresa, Estado, Universidad,... se logre medir y desarrollar con rigor el conocimiento, sólo útil cuando se pone al servicio del ser humano, es decir, cuando dicho conocimiento se transforma en acción.
El proceso administrativo para mecanografiar una carta es el siguiente:
1.- El jefe llama a la secretaria.
2.- La secretaria va al despacho del jefe, con lápiz y cuaderno.
3.- El jefe dicta la carta.
4.- La secretaria vuelve a su despacho, y escribe la carta a máquina.
5.- Relee para comprobar.
6.- Coloca la carta con su sobre en el portafirmas.
7.- Lo lleva al despacho del jefe.
8.- El jefe firma la carta.
9.- La secretaria va al despacho del jefe para coger la carta firmada.
10.- Mete la carta en el sobre y franquea.
11.- Coloca la carta en la bandeja de salida.
Analice y simplifique el proceso, de forma que sea más eficaz el trabajo administrativo.
Es una técnica que permite obtener mejores resultados en el trabajo administrativo, ya sea por su menor coste (en equipos, material, mano de obra, superficie ocupada...), ya sea por su mayor agilidad (aumento de producción, reducción de demoras...), ya sea, finalmente, por su mayor calidad (en productos acabados, en oportunidad de la información...). Para un auditor lo interesante es conocer las etapas que es preciso cubrir para simplificar trabajos administrativos. Son éstas:
1. De selección. Escoger el problema a resolver. Determinar el objetivo a conseguir, en términos de coste/plazo/calidad/volumen. Delimitar el campo de estudio.
2. De observación para acopiar todos los datos relativos al problema. Es una fase lenta que debe ser preparada con cuidado: recabar todos los antecedentes, hacer un plan de la observación y elegir las técnicas a utilizar. En esta fase una serie de preguntas permiten la toma de datos. A cada una de las respuestas que provoquen se le opondrá la pregunta ¿por qué? que es el mejor trampolín para la crítica. La relación de estas preguntas es la siguiente: ¿Qué? A propósito del trabajo. ¿Quién? A propósito del empleado. ¿Dónde? A propósito del lugar donde se realiza el trabajo. ¿Cuándo? A propósito del orden y el momento. ¿Cómo? A propósito del método de trabajo. ¿Cuánto? A propósito de cantidades y volúmenes de trabajo. De este modo, con las preguntas de observación identificaremos los hechos, y con las preguntas de la crítica podremos conocer los motivos, y así podremos llegar hasta las causas para poder proponer mejoras.
3. De reflexión. Su objetivo es criticar la situación actual. Para ello, resaltará las contradicciones descubiertas. Ahora bien, esa crítica debe ser: constructiva (cada una irá seguida de una idea de mejora), objetiva (se basa en el examen de los hechos), causada (busca las causas del problema para actuar sobre ellas, y no sobre sus efectos), participada (los usuarios deben participar).
4. De decisión. En ella hemos de elegir la solución, de entre las distintas ideas que se hayan suscitado, dando prioridad a la que mejor cumpla el objetivo previsto. Una vez elegida la solución, hemos de presentar la solución mediante un informe, que puede tener esta estructura:
— Antecedentes.
— Objetivo.
— Plan aplicado.
— Situación actual.
— Situación propuesta.
Resumen de las mejoras aportadas; es un balance comparativo; destacaremos los ahorros logrados en tiempo, personal, dinero, etc.
5. De aplicación. Es la etapa más difícil. Aquí termina el trabajo del auditor. A veces el trabajo propuesto no se pone en práctica. En esta fase tenemos que:
— Realizar una labor preparatoria en base a:
— Preparación psicológica a los mandos.
— Captación de la confianza de los ejecutantes.
— Elaboración de un plan de formación para que el manual de instrucciones se pueda llevar a cabo.
— Plan de puesta en práctica.
— Poner en práctica el plan.
— Controlar que se realicen las instrucciones a la perfección y, sobre todo, que se cumplen los objetivos, que no hay desviaciones, y corregir errores.
Simplificación del proceso de la carta.
— El Jefe dicta la carta a la secretaria por teléfono interno.
— La secretaria realiza el tratamiento de texto y lo pone a disposición del jefe a través del correo electrónico o red de la empresa.
— El jefe da el visto bueno.
— La secretaria lo lleva a firma del jefe.
— La secretaria lo introduce en el sobre y franquea.
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